Hệ thống xếp hàng tự động cho hành chính công

1. Giới thiệu tổng quan

Trong những năm gần đây, Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước đã và đang đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng đến xây dựng nền hành chính công hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch và phục vụ. Một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp chính là triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại các cơ quan hành chính. Hệ thống này không chỉ giúp phân luồng hợp lý, tránh ùn tắc mà còn nâng cao tính công bằng, hiệu quả và minh bạch trong quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính.

2. Hệ thống xếp hàng tự động là gì?

Đây là hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và điều phối lượt tiếp dân tại các cơ quan hành chính như UBND xã, phường, quận, trung tâm hành chính công,…Thay vì phải chen lấn hay hỏi người để đến lượt, người dân chỉ cần lấy số thứ tự tại máy cấp số hoặc đăng ký từ xa. Hệ thống sẽ thông báo khi đến lượt phục vụ thông qua màn hình hiển thị và loa gọi số. Quá trình này giúp đảm bảo trật tự – công bằng – tiết kiệm thời gian.

3. Vai trò của hệ thống trong cải cách hành chính

Nâng cao hiệu quả phục vụ

• Tự động hóa việc phân bổ lượt tiếp nhận hồ sơ, tránh xung đột
• Rút ngắn thời gian xử lý do được sắp xếp hợp lý
• Hạn chế tình trạng phải hỏi han, chờ đợi không rõ ràng

Tăng tính minh bạch và công bằng

• Mỗi người dân đều có số thứ tự rõ ràng
• Không có sự ưu tiên không chính thức
• Tạo sự yên tâm, tin tưởng từ phía người dân và doanh nghiệp

Giảm áp lực cho cán bộ tiếp nhận

• Không cần nhân lực hướng dẫn thủ công, giảm tình trạng bị gây áp lực
• Cán bộ tập trung xử lý hồ sơ thay vì giải thích quy trình

4. Tính năng các thiết bị trong hệ thống xếp hàng tự động hành chính

Máy cấp số thứ tự (Kiosk cảm ứng)

Chức năng: Kiosk Có chức năng in cấp số thứ tự, phân luồng cách dịch vụ (VD: Văn hóa xã hội, công an, Tài nguyên môi trường …)

Để tối ưu hóa trải nghiệm người dân khi thực hiện thủ tục hành chính công, giải pháp sử dụng hệ thống tự động cấp phát số thứ tự. Người dân có thể dễ dàng tự in số thứ tự và chọn loại thủ tục cần giải quyết, theo dõi thứ tự phục vụ thông qua màn hình điều tiết hoặc qua âm thanh thông báo

Màn hình hiển thị trung tâm

Chức năng: Màn hình thông báo trung tâm được treo ở giữa sảnh chờ khu vực đông người, có thể sử dụng 1 hoặc nhiều màn hình tùy nhu cầu và cấu trúc sảnh chờ. Hiển thị số đang gọi, số tiếp theo, quầy tiếp nhận tương ứng, thông báo tình hình xếp hàng tại các quầy, các lĩnh vực trong khu vực chờ. Màn hình giúp khách hàng chủ động hơn trong sắp xếp thời gian của mình. Có thể tích hợp nội dung truyền thông (cảnh báo, tuyên truyền)

Màn hình tại từng quầy

Chức năng: Bộ màn hình được treo ở mỗi quầy có chức năng hiển thị: Số quầy/ Lĩnh vực hoạt động/ Số thứ tự đến lượt/ tên nhân viên phục vụ/ Hình ảnh nhân viên phục vụ. Ngoài ta hệ thống hiển thị này còn có các câu mời, dòng chữ chạy tuyên tryền cho từng lĩnh vực.

Khách hàng có thể linh động lựa chọn các màn hình từ 15″, 18.5″, 22″ hay 32″. Đây là giải pháp giúp hiển thị đa thông tin, quảng bá mạnh mẽ, thẩm mỹ và tính công nghệ cao. Nếu khách hàng cần một giải pháp tiết kiệm hơn có thể thay thế bảng đèn LED ma trận để thay cho những màn hình này.

 Hệ thống âm thanh 

Hệ thống gọi số thứ tự có khả năng lập trình để phát ra âm thanh (tự động đọc số vé) của nhiều ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh.

Phát thông báo mời người dân đến đúng quầy khi đến lượt

Giọng đọc chuẩn, rõ ràng, thân thiện với người nghe.

Tích hợp âm thanh chuông báo khi gọi khách hàng

Dễ dàng chọn mẫu âm thanh hoặc thâu âm lại cho hệ thống.

Cho phép cài đặt các câu thông báo với khách hàng theo thời gian định trước.

Thiết bị gọi số cho cán bộ

Chức năng: Gọi khách hàng kế tiếp. Hoàn tất phục vụ một khách hàng; Gọi lại một khách hàng với số lần tùy ý

Lưu lại khách hàng để hệ thống gọi lại sau, gọi một khách hàng bất kỳ. Chuyển khách hàng đến quầy/dịch vụ khác.

Cho phép đăng nhập/ đăng xuất hệ thống; Khai báo tạm ngưng làm việc hoặc đóng quầy làm việc

Bảng gọi số hoặc giao diện phần mềm trên máy tính

Phần mềm quản lý hệ thống

• Quản lý cấu hình hệ thống, lưu lịch sử gọi số, báo cáo thống kê
• Cho phép thiết lập các dịch vụ hành chính và ưu tiên
• Kết nối với cổng dịch vụ công/ phần mềm tiếp nhận hồ sơ nếu cần

5. Quy trình hoạt động xếp hàng tại cơ quan hành chính

1. Người dân đến cơ quan hành chính
2. Chọn dịch vụ cần xử lý trên máy lấy số
3. Nhận phiếu có số thứ tự, ngồi đợi tại khu vực chờ
4. Theo dõi số trên màn hình và nghe loa gọi
5. Đến đúng quầy khi được gọi
6. Sau tiếp nhận, có thể đánh giá mức độ hài lòng

6. Lợi ích khi áp dụng hệ thống xếp hàng tự động cho hành chính công

Hệ thống xếp hàng tự động được thiết kế đặc biệt dành riêng cho các cơ quan hành chính, mang lại nhiều lợi ích:

Đối với người dân:

• Dễ dàng nắm được thứ tự và dự đoán khi nào đến lượt của mình;
• Khách hàng sẽ dựa vào số thứ tự của mình, đến đúng quầy khi hệ thống loa thông báo
• Giúp tâm trạng khách hàng thư giãn, thoải mái khi giao dịch
• Thể hiện tính công bằng trong văn hoá xếp hàng

Đối với các cơ quan nhà nước:

• Hệ thống tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, hướng đến nhân dân;
• Hạn chế tình trạng mất trật tự, chen lấn tại khu vực dịch vụ;
• Tối ưu thời gian thực hiện giao dịch giữa cán bộ và nhân dân;
• Nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu áp lực cho các nhân viên;
• Ban lãnh đạo nắm bắt từ xa tình hình các quầy giao dịch;
• Đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên một cách công bằng.

7. Tính năng nổi bật của hệ thống xếp hàng tự động hành chính công

• Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng cho mọi lứa tuổi
• Phân loại theo nhóm dịch vụ: hộ tịch, đất đai, cấp phép, tiếp dân…
• Tích hợp với cổng dịch vụ công quốc gia nếu có yêu cầu
• Lưu trữ lịch sử số thứ tự phục vụ tra cứu và xử lý khiếu nại
• Thống kê dữ liệu theo thời gian thực, hỗ trợ điều hành và cải cách

8. Quy trình triển khai dịch vụ

• Khảo sát và lên sơ đồ luồng tiếp dân phù hợp từng đơn vị
• Tư vấn thiết bị và cấu hình phần mềm phù hợp với lượng hồ sơ/ngày
• Lắp đặt, kiểm thử, bàn giao hệ thống có hướng dẫn đầy đủ
• Đào tạo nhân sự, cung cấp tài liệu sử dụng chi tiết
• Hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành tận nơi và cập nhật phần mềm định kỳ

9. Cam kết từ công ty Phúc Hưng

• Hệ thống hoạt động ổn định, độ chính xác cao
• Thiết bị chính hãng, bảo hành tối thiểu 12 tháng
• Tư vấn đúng nhu cầu – tiết kiệm chi phí đầu tư
• Dịch vụ kỹ thuật nhanh chóng, có mặt trong vòng 24h nội thành
• Cập nhật phần mềm theo chính sách chuyển đổi số quốc gia

Việc ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động vào cơ quan hành chính là bước đi quan trọng trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả, giảm tải áp lực tiếp dân mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và văn minh trong phục vụ. Phúc Hưng tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp xếp hàng tự động toàn diện, phù hợp với mọi quy mô cơ quan hành chính tại Việt Nam.