Hệ thống xếp hàng tự động tại Bệnh viện

1. Giới thiệu tổng quan

Trong bối cảnh ngành y tế đang không ngừng đổi mới và chuyển đổi số, việc nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu quy trình tiếp nhận bệnh nhân là yêu cầu tất yếu. Một trong những giải pháp hiệu quả giúp cải thiện điều này là triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại bệnh viện. Giải pháp này không chỉ giúp giảm tình trạng quá tải, tăng tính trật tự mà còn nâng cao trải nghiệm người bệnh ngay từ khi bước vào cơ sở y tế.

2. Hệ thống xếp hàng tự động tại bệnh viện là gì?

Hệ thống xếp hàng tự động là một tập hợp các thiết bị phần cứng và phần mềm được tích hợp để điều phối lượt khám bệnh một cách khoa học và công bằng. Người bệnh khi đến bệnh viện sẽ được cấp số thứ tự thông qua máy lấy số tự động hoặc ứng dụng điện thoại. Số thứ tự được hiển thị công khai và thông báo qua hệ thống màn hình – loa để gọi lần lượt theo đúng trình tự và phân loại dịch vụ khám chữa bệnh.

3. Vì sao bệnh viện nên ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động?

 Giảm áp lực cho nhân viên tiếp nhận

• Không cần nhiều nhân lực để hướng dẫn, phân luồng thủ công.
• Tự động hóa quy trình cấp số, gọi số, điều phối bệnh nhân.

Tăng hiệu quả vận hành và xử lý hồ sơ bệnh nhân

• Phân loại bệnh nhân theo loại khám: khám BHYT, khám dịch vụ, cấp cứu, chuyên khoa…
• Tránh tình trạng chen lấn, bỏ lượt hoặc khiếu nại về thứ tự khám.
• Tăng khả năng quản lý thời gian, kiểm soát lưu lượng khám.

Cải thiện hình ảnh bệnh viện và sự hài lòng của người bệnh

• Người bệnh chủ động theo dõi lượt khám của mình.
• Rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm căng thẳng, mệt mỏi.
• Nâng cao sự minh bạch và chuyên nghiệp trong tiếp đón.

4. Tính năng các thiết bị của hệ thống xếp hàng tự động bệnh viện gồm:

 Máy lấy số tự động (Kiosk): 

Có chức năng in cấp số thứ tự, quét mã vạch để sử dụng thẻ Bảo Hiểm y tế và phân luồng cách dịch vụ

• Giao diện cảm ứng dễ sử dụng
• Cho phép khách hàng chọn chuyên khoa hoặc loại hình khám bệnh
• In số thứ tự và hướng dẫn di chuyển đúng nhu cầu của khách
• Sử dụng công nghệ cảm ứng điện dung với hình thức và mẫu mã đẹp, hoạt động bền bỉ không bị hỏng phím.
• Tự động in vé thứ tự khi chạm tay vào phím cảm ứng hoặc nhấn nút
• In tên đơn vị, logo, tên dịch vụ, số quầy dự kiến sẽ phục vụ trên vé thứ tự
• Phát âm thanh (bíp) và đèn tín hiệu phát sáng khi khách hàng chạm phím lấy vé

Màn hình hiển thị tại phòng khám/chuyên khoa

Chức năng: Hiển thị được thông tin của quầy, phòng khám, thông báo số thứ tự cho khách hàng đến lượt tại quầy giao dịch, sử dụng màn hình LCD, màn tivi, LED…
Lựa chọn linh hoạt: Hệ thống cho phép bạn tùy chọn sử dụng bảng đèn LED để tiết kiệm chi phí và đây cũng là phương án thông dụng, phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn sang trọng và nhiều thông tin hơn, sang trọng hơn, hiện đại hơn, chúng ta có thể sử dụng màn hình LCD 22- 32 inch + Phần mềm hiển thị.

Thiết bị gọi số tại quầy (cho bác sĩ/nhân viên)

Chức năng: Gọi số, bỏ qua, ưu tiên….. Là thiết bị để nhân viên quầy bấm gọi số khi kết thúc giao dịch trước, chuyển số thứ tự qua phòng khám, gọi hộ số thứ tự cho quầy khác, gọi số thứ tự ưu tiên,…có hai lựa chọn là thiết bị cứng gọi số hoặc chúng ta sẽ cài đặt phần mềm gọi số lên máy tính của nhân viên quầy.

Màn hình hiển thị trung tâm

Chức năng: Để thông báo tình trạng xếp hàng toàn hệ thống và hiển thị số thứ tự và quầy đang giao dịch tương ứng. Lắp đặt tại khu vực tiếp nhận hoặc phòng chờ. Thông qua việc hiển thị số thứ tự đang được phục vụ, thời gian chờ đợi và số lượng khách hàng còn lại, màn hình LCD cung cấp thông tin trực quan và kịp thời, giúp giảm bớt sự bối rối và tạo sự thoải mái cho khách hàng trong khi chờ đợi. Bên cạnh đó, một số màn hình còn có tính năng phát video chờ, giúp làm giảm sự căng thẳng cho khách hàng bằng cách trình chiếu các video giải trí hoặc thông tin cần thiết trong quá trình chờ đợi

Phần mềm điều phối trung tâm

• Quản lý toàn bộ quy trình xếp hàng từ xa
• Báo cáo số lượt khám, thời gian trung bình, số lượng theo từng khoa
• Tích hợp hệ thống HIS, EMR hoặc các phần mềm bệnh viện hiện có

Hệ thống loa âm thanh gọi số/thông báo

• Có khả năng lập trình để phát ra âm thanh (tự động đọc số vé) của nhiều ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh.
• Giọng đọc chuẩn, rõ ràng, thân thiện với người nghe.
• Tích hợp âm thanh chuông báo khi gọi khách hàng
• Dễ dàng chọn mẫu âm thanh hoặc thâu âm lại cho hệ thống.
• Cho phép cài đặt các câu thông báo với khách hàng theo thời gian định trước.

5. Quy trình hoạt động tại bệnh viện

1. Bệnh nhân đến → chọn dịch vụ tại kiosk và lấy số thứ tự
2. Ngồi chờ tại khu vực quy định, theo dõi lượt khám trên màn hình
3. Hệ thống gọi số và chỉ dẫn tới phòng khám phù hợp
4. Nhân viên/bác sĩ tiếp nhận và thực hiện khám bệnh
5. Hệ thống cập nhật lượt tiếp theo, tiếp tục quy trình tuần tự

6. Lợi ích khi triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại bệnh viện

Đối với Bệnh Viện:

• Giảm áp lực công việc cho nhân viên thực hiện thủ tục tại các phòng khám.
• Quản lý số lượng bệnh nhân một cách chính xác và hiệu quả.
• Nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu suất phục vụ của bệnh viện.
• Tạo ra một môi trường làm việc văn minh và chuyên nghiệp.
• Loại bỏ hình thức xếp hàng chờ truyền thống thiếu hiệu quả.

Đối với bệnh nhân:

• Được phục vụ một cách nhanh chóng, chuẩn xác và công bằng.
• Tận hưởng sự thoải mái khi không cần phải đứng xếp hàng chờ đợi.
• Nắm bắt được thời gian đến lượt phục vụ.

Hệ thống gọi số thứ tự cho bệnh viện không chỉ mang lại sự tiện lợi và thoải mái cho bệnh nhân mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên y tế trong việc phục vụ. Đồng thời, việc áp dụng công nghệ tiên tiến này cũng đem lại trải nghiệm tốt hơn cho người sử dụng, khơi gợi sự quan tâm và quyết định mua hàng.

7. Hệ thống SmartQueue – Giải pháp chuyên biệt cho bệnh viện

• Tùy biến theo từng mô hình bệnh viện: từ phòng khám tư nhân đến bệnh viện đa khoa
• Tích hợp với phần mềm quản lý bệnh viện (HIS): đồng bộ thông tin người bệnh
• App di động hỗ trợ đặt lịch và lấy số từ xa
• Quản lý đa điểm, nhiều khu khám trong cùng hệ thống
• Phản hồi người bệnh sau khám để cải thiện dịch vụ

8. Triển khai và vận hành

• Khảo sát thực tế và thiết kế sơ đồ quy trình riêng cho từng cơ sở
• Cung cấp thiết bị và phần mềm đồng bộ
• Lắp đặt, đào tạo, chuyển giao kỹ thuật và tài liệu sử dụng
• Bảo trì định kỳ, cập nhật phần mềm theo yêu cầu
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, bảo hành nhanh chóng, thay thế linh kiện chính hãng

9. Các gói giải pháp phù hợp

10. Kết luận

Việc ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động trong bệnh viện không chỉ mang lại hiệu quả quản lý, điều hành mà còn trực tiếp nâng cao chất lượng chăm sóc và sự hài lòng của người bệnh. Trong thời đại mà trải nghiệm người dùng là ưu tiên hàng đầu, SmartQueue cam kết đồng hành cùng các cơ sở y tế để xây dựng môi trường khám chữa bệnh hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch. 

Hãy liên hệ ngay Công ty Phúc Hưng để được tư vấn thông tin chi tiết.